Controle financeiro para MEI: planilha ou sistema?
A planilha responde quanto você tem. Ela não responde em que dia o dinheiro acaba, se dá para pagar o fornecedor do dia 20 nem se você vai passar do teto do MEI em novembro. Este guia mostra como organizar o básico hoje, sem sistema nenhum, e quando um sistema passa a compensar.
Sinais de que o controle está no limite
Não é sobre bagunça. É sobre perguntas que o seu controle atual não consegue responder.
- Você sabe quanto tem hoje, mas não sabe se dá para pagar o fornecedor do dia 20.
- Empresa e pessoal estão na mesma conta, e o pró-labore é 'o que sobrar'.
- As notas emitidas estão no portal, o extrato no banco, e a soma do ano na sua cabeça.
- Todo mês tem uma surpresa: IPVA, parcela, o imposto que 'esqueceu'.
- A planilha existe, mas foi atualizada pela última vez há três semanas.
- Você descobre que passou do teto do MEI quando o contador avisa.
Seis passos para organizar hoje, com ou sem sistema
Faça na ordem. Os três primeiros resolvem a maior parte do problema e não custam nada.
Uma conta só para o CNPJ
Conta PJ ou uma segunda conta pessoal usada só para a empresa. É o passo que resolve metade do problema, porque separa o que é seu do que é do negócio.
Pró-labore fixo
Um valor por mês, transferido na mesma data, como salário. O que sobra na conta da empresa é reserva, imposto e crescimento — não é 'seu' ainda.
Fixos com data
Aluguel, internet, sistema, DAS, parcelas. Cada um com o dia em que cai. É a lista que transforma o saldo de hoje no saldo de amanhã.
Receitas com data também
Cliente que paga dia 10 não é dinheiro dia 1. Anote quando entra, não quando foi combinado.
Some o faturamento do ano todo mês
Notas emitidas e vendas sem nota. É a conta que define se você continua MEI, e é mais barato descobrir em junho do que em dezembro.
Projete, não só registre
Registro diz o que aconteceu. Projeção diz o que vai acontecer: com os passos anteriores, dá para ver o saldo de cada dia dos próximos meses e o dia em que ele vira.
Planilha ou sistema: quando cada um faz sentido
| Situação | Planilha | Sistema |
|---|---|---|
| Poucos lançamentos por mês e disciplina de atualizar | Resolve | Não precisa |
| Recebimentos e pagamentos com datas diferentes | Dá trabalho | Projeta sozinho |
| Emite nota fiscal todo mês | Soma à mão | Nota vira receita |
| Faturamento perto do teto do MEI | Depende de lembrar | Avisa antes |
| Empresa e pessoal na mesma conta | Duas abas, dois esquecimentos | Dois perfis, uma visão |
| Precisa saber o saldo do dia 23 | Só se você montar a projeção | É a tela principal |
Se a coluna da planilha descreve você, fique na planilha. Sistema é para quando as perguntas da coluna da direita começam a custar dinheiro.
Perguntas frequentes
- Planilha serve para controlar as finanças do MEI?
- Serve, e por um bom tempo. Ela registra bem o que aconteceu. O limite aparece em duas horas: quando você precisa saber o que vai acontecer (o saldo do dia 23, não o de hoje) e quando a disciplina de atualizar todo dia falha, o que é humano. Se a sua planilha está em dia e responde essas duas coisas, você não precisa de sistema agora.
- MEI precisa separar a conta da empresa da conta pessoal?
- Não é obrigação legal, mas é a primeira coisa que dá clareza. Misturado, você nunca sabe se está pagando o aluguel com o dinheiro do imposto. Separado, o pró-labore vira um número fixo e a saúde da empresa aparece no extrato.
- O que é 'o dia em que o saldo vira'?
- É o primeiro dia em que o saldo projetado fica negativo, somando o que você tem hoje, o que entra e o que sai com data. Saber esse dia com semanas de antecedência muda a decisão: dá para adiar uma compra, antecipar uma cobrança ou negociar um prazo antes do problema, não depois.
- Quando um sistema passa a compensar?
- Quando o custo de não saber fica maior que a mensalidade. Um juro de cheque especial, uma multa por DAS atrasado ou um susto com o teto do MEI custam mais que um ano de assinatura. E quando a nota fiscal emitida já entra no caixa sozinha, o sistema faz o trabalho que você esquecia de fazer.
- Sistema financeiro para MEI e contador são a mesma coisa?
- Não. O contador cuida das obrigações (declaração anual, desenquadramento, migração para o Simples) e responde por elas. O sistema cuida do dia a dia do seu dinheiro e chega ao contador com os números prontos. Um bom sistema torna o contador mais barato, não desnecessário.
O Horizon é a coluna da direita.
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